Truyền thông nội bộ trong chiến lược quản lý doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là kênh thông tin, giao tiếp liên quan đến sự tương tác giữa các cấp lãnh đạo với đội ngũ nhân viên, giữa các nhân viên với nhau ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành văn hóa doanh nghiệp

Xét ở góc độ quản lý, truyền thông nội bộ mang chức năng thông tin. Xét ở góc độ chiến lược, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thực sự hiểu mình, gắn kết nhân viên trong Công ty và góp   phần quan trong trong việc xây dựng Doanh nghiệp.
Xét ở góc độ quản lý, truyền thông nội bộ mang chức năng thông tin. Xét ở góc độ chiến lược, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thực sự hiểu mình, gắn kết nhân viên trong Công ty và góp phần quan trong trong việc xây dựng Doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một doanh nghiệp, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức có liên quan đến đơn vị với mục đích giúp tổ chức doanh nghiệp thật sự hiểu mình

Hay nói cách khác, truyền thông nội bộ tốt giúp nhân viên hiểu và nắm rõ sứ mệnh của tổ chức, định hướng trong tương lai của Doanh nghiệp qua đó dốc sức cho sự phát triển của Doanh nghiệp.

Vai trò và sức mạnh của truyền thông nội bộ:

Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.

Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình.

Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.

Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.

Truyền thông nội bộ bằng cách nào?

1. Tạp chí nội bộ

Xuất bản định kỳ, chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.

2. Mạng nội bộ (Website)

Mạng nội bộ giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận phản hồi nhanh. Bản tin nội bộ có thể gửi qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Mạng nội bộ còn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua một môi trường truyền thông tương tác.

3. Email: Là phương tiện truyền thông nhanh chóng đến người đọc để họ dễ dàng tiếp cận với tin tức của doanh nghiệp.

4. Giao tiếp trực tiếp

Thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải các thông điệp kinh doanh quan trọng đến họ. Ở đây, nhân viên được phép nói không, được phép đề đạt ý kiến, đóng góp cho chiến lược của công ty, vừa giải tỏa được những vướng mắc trong công việc và trong cuộc sống.

Đây là phương tiện để truyền thông nội bộ quan trọng nhất, các thông tin trực tiếp đến đúng đối tượng tránh sai lệch, méo mó và chồng chéo.

5. Bảng tin

Là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Bảng tin cung cấp các thông tin về sự kiện, lịch họp hay các quy định chính sách của doanh nghiệp.

6. Mạng xã hội: Facebook, Google Plus, Twitter, YouTube… Tận dụng những trang mạng xã hội, thông tin, thông điệp trong nội bộ được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng, thậm chí lan tỏa ra bên ngoài cộng đồng mạng

7. Màn hình đa nhiệm: Đây là hình thức truyền thông được ứng dụng trên công cụ tiên tiến hiện đại. Thông điệp truyền đi rõ ràng, chính xác và sống động. Góp phần nâng cao tầm hiểu biết của nhân viên đối với sứ mệnh, sản phẩm, dịch vụ mà Công ty đem lại cho cộng đồng

8. Kiosk tra cứu thông tin: Thông tin nội bộ, Mạng nội bộ, các bản tin… đều có thể đặt trong Kiosk tra cứu thông tin, đây là kho lưu trữ và tra cứu thông tin chính xác, hiệu quả.

Ứng dụng truyền thông nội bộ trong thực tế

Tùy vào tình hình cụ thể, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi Doanh nghiệp chọn cho mình cách truyền thông nội bộ với những phương tiện khác nhau.